Identificatieplicht bij indiensttreding
De werkgever is verplicht om vanaf het moment dat de werknemer in dienst is een kopie van het op het moment van indiensttreding geldig legitimatiebewijs in de personeelsadministratie te bewaren. Deze identificatieplicht geldt ook voor stagiairs, ingeleend personeel en vrijwilligers.
Geldige legitimatiebewijzen
Volgens de wet op de identificatieplicht zijn de volgende documenten een geldig legitimatiebewijs:
- Nederlands paspoort;
- Nederlandse identiteitskaart;
- gemeentelijke identiteitskaart;
- nationaal paspoort en identiteitsbewijs van een land van de Europese Economische Ruimte (EER);
- (elektronisch) W-document (voor asielzoekers);
- verblijfsdocument van de Vreemdelingendienst I tot en met IV of de Europese Unie/Europese economische ruimte (EU/EER);
- nationaal paspoort van een land buiten de EER met een geldige sticker voor verblijfsaantekeningen vluchtelingenpaspoort;
- vreemdelingenpaspoort;
- diplomatiek paspoort;
- dienstpaspoort.
Rijbewijs onvoldoende voor identificatie
Een rijbewijs is bij indiensttreding geen geldig identiteitsbewijs. Normaal gesproken is een rijbewijs een algemeen erkend identiteitsbewijs maar in situaties waarin gegevens over verblijfstatus en nationaliteit belangrijk zijn, is het onvoldoende voor de identificatie. Omdat op het rijbewijs niets over de nationaliteit en verblijfstatus staat, heeft de overheid besloten dat een werkgever geen genoegen mag nemen met het rijbewijs bij de indiensttreding. Bij controles later op de werkplek kan de werknemer met het rijbewijs wel voldoen aan zijn/haar identificatieplicht.
Controle identiteitsbewijs
De werkgever moet het originele identiteitsbewijs bij indiensttreding controleren op echtheid en geldigheid.
- De werkgever moet controleren of het identiteitsbewijs nog geldig is.
- De werkgever moet controleren of het identiteisbewijs onbeschadigd is.
- De werkgever moet nagaan of de pasfoto en uiterlijke kenmerken (lengte, kleur ogen) kloppen met die van de werknemer.
- De werkgever moet controleren of de handtekening echt is.
Na deze controle moet de werkgever een afschrift maken en dat afschrift bewaren in zijn administratie.
Twijfel aan echtheid
Als de werkgever twijfelt aan de echtheid van het document, kan hij de werknemer vragen om bijvoorbeeld een ander legitimatiebewijs te laten zien. Blijft de twijfel bestaan, dan is het verstandig de werknemer niet aan te nemen. Als later blijkt dat een werknemer illegaal is, kunnen er aan de werkgever hoge sancties worden opgelegd. Het is mogelijk om een identiteitsbewijs op echtheid te laten onderzoeken door de Koninklijke Marechaussee te Schiphol.
Bewaarplicht
Een kopie van het identiteitsbewijs moet tot minstens vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de arbeidsovereenkomst met de werknemer is beëindigd door de werkgever worden bewaard. Van belang is dat de kopie van het identiteitsbewijs dat op het moment van indiensttreding is gecontroleerd op geldigheid en echtheid, bewaard blijft in de (loon)administratie tot ten minste de hiervoor genoemde termijn. Het vervangen van het geldige ID-bewijs dat bij de indiensttreding is gecontroleerd en waarvan een afschrift in de administratie is opgenomen is uit den boze. Het gaat er immers om dat kan worden aangetoond dat bij de indienstneming van de werknemer de identiteit is vastgesteld en gecontroleerd. Dan kan alleen worden bewezen door dat afschrift van het ID-bewijs te bewaren.
Sancties voor de werkgever
Als tijdens een controle blijkt dat de werkgever niet heeft voldaan aan zijn identificatieplicht dan kan de werkgever op verschillende manieren worden gestraft. De aard van de overtreding bepaalt welke sanctie kan worden opgelegd.
Regelingen anoniementarief
Als de werkgever niet beschikt over de juiste identiteitsgegevens van de werknemer moet het fiscale en sociaalverzekeringsrechtelijke anoniementarief toegepast worden.
Werknemer die als ‘vreemdeling’ wordt aangemerkt
De Inspectie SZW kan de werkgever een boete opleggen als de personeelsadministratie met betrekking tot een werknemer die als ‘vreemdeling’ wordt aangemerkt niet op orde is (Wet arbeid vreemdelingen (Wav)).Een vreemdeling is iemand die niet de Nederlandse nationaliteit bezit. Buitenlandse werknemers mogen in principe alleen in Nederland werken als zij een tewerkstellingsvergunning hebben. Een boete kan opgelegd worden als de werkgever een buitenlandse werknemer in Nederland arbeid laat verrichten zonder tewerkstellingsvergunning of als de werkgever de verplichting om de identiteit van de buitenlandse werknemer vast te stellen en een kopie van het identiteitsbewijs te bewaren, negeert De boete kan in totaal oplopen tot een bedrag van € 12.000,- per illegaal werkende werknemer. Daarnaast wordt de boete met 100% of mogelijk zelfs met 200% verhoogd als de werkgever binnen vijf jaar opnieuw wordt betrapt op de overtreding van de Wav.
De werkgever is en blijft verantwoordelijk voor een juiste identificatie. Ook als de werknemer weigert een geldig identiteitsbewijs te overleggen. In dat geval moet de werkgever de werknemer de toegang tot het werk weigeren.
